ワープロやパソコンが普及していることもあって、この種の機器を用いたビジネス文書が多くなってきました。
ビジネスライクな形としては、ワープロなどによる文書のほうが手書き文書よりも読みやすいことは確かでしょう。
定型的な文書の場合には、フロッピィ・ディスクにあらかじめ前文と末文を打ち込んでおき、主文を後から〔挿入〕して書き込むという方法もあります。
そうすれば、いちいち形式的な前文などに苦労することはないでしょう。
ただし、注意したいのはワープロの文書には〔漢字変換〕などで意外な誤字や脱字が見られることがあります。
そのほか、〔複写〕による日時の訂正などを忘れていたり、正しい文書を欠落させていたり、これらは機器を信用してしまった結果として生じる大きなミスの典型です。
手書きの場合には、めったに見られない文字の統一がなされずにプリントアウトされてしまい、そのまま発送して恥をかくこともありますので十分に注意したいものです。
それから大事なこともあります。
部課長の名前で発送する会社として出す文書は形式的なものがほとんどですが、相手をお互いに知っている場合などは必要に応じて文末に、直筆でひと言、書き加えると文書が柔らかくなりますのでおすすめします。
大橋直久
